华工交国际杂志版面费流程（甘朝明整理）

国际杂志版面费电汇流程

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概略：国际杂志版面费的缴纳由于牵涉到外汇，手续相对复杂。原则上，我们是先向学校财务处申请相应数额的外汇，经银行（中国银行）电汇至杂志方，然后我们再向学校财务处申报相应数额的人民币（包括所汇款按当时汇率折算成的人民币数额和手续费）。

准备：

1. 放松一下心情，积极准备迎接接下来需要我们去做的工作；
2. 文章接收函：打印两份；版面费帐单：复印两份（只需要交两份，但建议自己留一份存根）；用汇申请书：写明用汇目的及金额（详情见附录样板）。

Step1：

（1a）由经费持有人在经费本和请款单上签字，并将所用金额一栏空出不填（请款单可到财务处南三片拿）。将经费本和请款单收好，前往科技楼四楼财务处南三片（简称：南三片）；

（1b）向南三片工作人员出示文章接收函和版面费帐单、说明来意，并交上经费本和请款单（经费本将押在南三片直至款项汇出并办理完“下本子”的手续）。之后，南三片将出具一式两联的收据，请收好；

（2） 将用汇申请书交于经费持有人签字同意（或由经费持有人事先向院系说明情况），然后到院系盖章（科技楼408桂老师）。

*（1a，1b）与（2）的顺序请酌情处理；

**以上步骤办好后，就可以前往中国银行二楼：校财务处了。

Step2：

1. 到校财务处后找到办理外汇业务的柜台（我当时找的好像是一位姓周的老师。也可以向那里的工作人员询问，就说缴纳国际杂志版面费，要办外汇业务）；
2. 表明来意：电汇国际杂志版面费。交上南三片出具的一式两联的收据和文章接收函、版面费帐单个两份，以及用汇申请书。等待工作人员办理一定的手续后，交于我们一份境外汇款申请书。顺便放松一下心情，看看留在手头上的那份版面费帐单，找到收款人开户银行名称（Bank）及地址，收款人名称、地址（通常在帐单的头部）及其银行帐号（如Accout #，Routing #，Swift Code等），账单号码（Invoice No.），文章号码等；
3. 填写境外汇款申请书：选择电汇（也可以考虑选择其他的汇款形式），请求工作人员的指导，认真填写汇款金额（账单上的数目）、汇款人名称（华中科技大学）、收款人开户银行名称及地址、收款人名称、地址及帐号（包括Accout #，Routing #，Swift Code）等项；在汇款附言中注明帐单号码（Invoice No.）及汇款目的（如“Pay page charge for ApJ/2006/MS 63993”）；填写其他需要填写的条目；
4. 将境外汇款申请书与版面费帐单进行核对，确保没有拼写错误并在汇款附言中已正确填写了帐单号码（Invoice No.）；
5. 等待工作人员办理其他的相关手续，并将其反馈回来的单据收好。

* 填写境外汇款申请书是一个非常重要且很需要细心和耐心的过程，务必认真对待；

**校财务处AM 11：30，PM 5：00以后就不对外了，如要办理以上手续请至少提前30min；

***以上的步骤完成后，就可以按照指示前往中国银行办理后续的手续了。

Step3：

1. 到中国银行后，找到大堂经理（当时是李亚莎），交给她校财务处反馈回来的单据，委托其办理版面费的电汇。她将开具相应的收据并要求留下联系电话（最好是自己的手机号码，这样会比较方便一些）以及告诉我们需要等待的时间。请将银行开具收据的妥善保管，之后就可以回去休息了；

数天后……接到银行的电话…

2. 按照指定的时间到中国银行取汇票返单（由于办理完所有的手续后在我们手上不会留下任何票据，如果想留个存根的话，这时可以将这些票据自行复印一份作为存根）；
3. 取得汇票返单（并将其复印）后就可前往校财务处，并向先前办理此项目的工作人员呈交返单。她办理完相关的手续并计算所用款项后将反馈给我们一连先前南三片开具的收据和所用金额（版面费折算成的人民币数额+手续费）的发票，请收好这些票据。

* 先前南三片开具的收据用于“下本子”——完成请款，校财务处开具的发票用于报账；

**以上步骤完成后，就可以前往南三片了。

Step4：

1. “下本子”：到南三片之后找先前开收据的工作人员，交上校财务处反馈回来的收据。在经费本和请款单上填写收据上所列的金额并完成“下本子”其他手续；
2. 报账：呈交校财务处开具的发票，按照提示办理报账；
3. 返还经费本及作为存根的复印件。

*步骤（1），（2）可同时进行。

至此，所有的工作就完成了！

附录： 用汇申请书样板